19.05.1996
Pidätkö asioiden standardointia myönteisenä vai kielteisenä asiana? Itse kuulun niihin, jotka nauttivat siitä, jos asiat on hyvin standardoitu. Olen kuitenkin huomannut, että monet muut kokevat standardoinnin omaa yksilöllisyyttään tai luovuuttaan rajoittavana.
Olemme niin tottuneet moniin oman lähiympäristömme standardeihin, että pidämme niitä itsestäänselvyyksinä. PC-käytön alkuaikoina saatiin tuulahdus meille vieraasta kulttuurista, kun laitteiden mukana tullut sähköjohto ei sopinutkaan suomalaiseen pistorasiaan, monet ohjelmat eivät tunteneet aakkostemme kolmea viimeistä kirjainta ja tulostin pyysi "Letter"-kokoista paperia.
Tekstinkäsittelyssä haaveilemani ihannetila on sellainen, että ohjelmassa olisi jo kaupasta ostettaessa valmiiksi määriteltyinä kaikki ne sivumallit, joita käytännössä tarvitsen. Tarpeeni eivät ole mitenkään erikoiset eikä sivumalleja tarvitsisi käytännössä olla kymmentäkään. Lähimmäksi tätä ihannetta pääsin Ventura-julkaisuohjelmalla, jonka käytöstä jouduin kuitenkin luopumaan tuotteen muuten omituisen kehityksen vuoksi. Muissakin käyttämissäni ohjelmissa on periaatteessa olemassa valmiita tyylejä ja sivumalleja, mutta ne eivät sellaisinaan vastaa suomalaista käytäntöä. Olen käyttänyt paljon aikaa omien sivumallien laatimiseen ja joutunut tekemään saman työn aina uudelleen ja uudelleen ohjelmaversion vaihduttua. Jostakin syystä en ole myöskään saanut niitä riittävän stabiileiksi vaan joudun muotoilemaan niitä edelleen lähes jokaisen kirjallisen työn laatimisen yhteydessä.
Parhaimmillaan organisaation sisäiset standardit vapauttavat ihmiset muodollisuuksien miettimisestä, jolloin voidaan keskittyä olennaiseen eli varsinaiseen tuottavaan työhön. Jos esimerkiksi vierastarjoilu hoidetaan ammattimaisesti tietyn suunnitellun kaavan mukaan, se voi olla mahdottoman tylsää sellaiselle, joka isännöi vieraita päivittäin. Mutta kukin vieras käy yleensä kylässä sen verran harvoin ja vierailee välillä monessa muussakin paikassa, ettei se häntä häiritse. Päinvastoin vieraskin tuntee olonsa mukavaksi huomatessaan, että käytännön asiat hoidetaan rutiinilla eikä epävarmasti improvisoiden.
Standardien kehittäminen voisi olla osa liiketoiminnan aktiivista suunnittelua ja tapa uudistaa sitä. Kaikkien standardien tarkoituksenmukaisuus pitäisi tarkistaa säännönmukaisesti kahden vuoden välein. Lisäksi pitäisi olla jokin sellainen menettely, jonka kautta kenen tahansa ehdotus standardin muuttamiseksi päätyisi varmasti asialliseen harkintaan ja käsittelyyn. Näitä periaatteita en ole nähnyt kuitenkaan missään toteutetun vaan ajastaan jälkeen jääneitä standardeja on käytetty lähinnä vakiintuneen toimintatavan jäädyttämiseen eli kehityksen jarruttamiseen. Asioiden kehittäminen on mahdollista vain sisäisiä sääntöjä rikkomalla, jos standardeista vastaavat henkilöt eivät pidä niitä oma-aloitteisesti ajan tasalla ja virallinen vaikutuskanava puuttuu.
Toinen yleinen vika organisaation sisäisten standardien määrittelyssä on liian suppea näkökulma eli niitä laadittaessa ei ole otettu huomioon organisaation toiminnan todellista moninaisuutta. Kolmas yleinen huono käytäntö on se, että määritellään käytettävät työvälineet, sensijaan että määriteltäisiin työn lopputulos. Jatkuvan kehityksen turvaamiseksi on parempi, että organisaatiossa ei julisteta joitakin välineitä kaikille pakollisiksi ja muita kielletyiksi, vaan määritellään mieluummin, minkä näköisiä ja laatuisia tuotettavien kirjallisten ja graafisten esitysten, kuvaruutunäyttöjen, taulukoiden yms. pitää olla - riippumatta siitä, millä välineellä ne tuotetaan.